Wat is OCR en wat kan het voor jouw onderneming betekenen?

Bij het automatisch herkennen van verschillende documenten komt OCR om de hoek kijken. OCR (Optical Character Recognition) is een bepaalde scan en herken software techniek om letters, cijfers en leestekens van een plaatje af te kunnen lezen. En dat is handig, want zo kun je documenten eenvoudig digitaliseren om ze vervolgens te bewerken of te archiveren. OCR wordt gebruikt bij het lezen van paspoorten tot facturen.  

Waarvoor kun je OCR gebruiken? 

Je kunt OCR in jouw onderneming gebruiken bij de boekhouding. Order- en factuurnummers, data en totaal- en btw-bedragen worden door de scan en herken software herkent. Dat scheelt je enorm veel tijd, want je hoeft niet handmatig alle gegevens van de facturen over te typen. Daarnaast is de kans op fouten met de beste ocr software ook een stuk kleiner.  

Naast dat jij het in je onderneming kunt toepassen, kan de software ook gebruikt worden bij identiteits-, medische- of juridische documenten. De gegevens op deze documenten worden digitaal omgezet. 

Hoe werkt de scan en herken software? 

Goed, nu je weet wat OCR voor jouw onderneming kan betekenen, is het ook handig om te weten hoe het werkt. Want hoe ga je van handmatig de facturen verwerken naar verwerking met de scan en herken software?  

• De eerste stap is het inscannen van het document. Dit kan met een mobiele telefoon, de mail of online.  

• Vervolgens herkent de software de tekst in de afbeelding van het document.  

• Door de tekst op een pixelniveau te bekijken kan de software verschillende woorden identificeren.  

• Daarna worden verschillende combinaties herkend en aan de hand daarvan wordt bepaald of het om een factuurnummer of een datum gaat.  

Hierdoor is de kans op fouten een stuk kleiner aangezien je niet handmatig de gegevens van de documenten hoeft over te typen. Door het efficiënte werken, bespaar je ook veel tijd die je weer kunt besteden aan je core business.  

De voordelen van OCR 

Zoals hierboven al even staat beschreven, is de kans op fouten met OCR een stuk kleiner dan dat de gegevens handmatig moeten worden ingevoerd. Zo verbeter je de processen en kun je op een consistente administratie bouwen. Je hoeft niet bang te zijn dat documenten spoorloos verdwijnen doordat ze bij een medewerker blijven ‘hangen’. Met één druk op de knop weet je waar het document zich bevindt. Dat maakt de administratie een stuk overzichtelijker.  

Op zoek naar een slimme documentherkenning? Kijk dan eens bij whitevision.nl om erachter te komen welke oplossing er voor jou beschikbaar is.